Protection des données

La Wallibox est la plateforme de Wallimage pour constituer, contrôler et déposer les demandes d'aide. Cette page explique quelles données personnelles y sont traitées, à quoi elles servent, qui y a accès, combien de temps elles sont conservées et comment exercer vos droits. Pour les points qu'elle ne détaille pas, elle renvoie à la politique de confidentialité de Wallimage.

1. Qui traite les données

Les données sont traitées par Wallimage. Le règlement des coproductions (art. 12) indique : « Wallimage collecte et traite les données personnelles conformément aux dispositions du Règlement général sur la protection des données (RGPD – Règlement européen du 27/04/2016). »

La dénomination exacte, l'adresse et le numéro d'entreprise du responsable du traitement figurent dans la politique de confidentialité de Wallimage.

2. À quoi servent les données

Dans la Wallibox, les données servent à :

• créer et gérer votre compte, et vous rattacher à votre entreprise ;
• constituer, contrôler et déposer les demandes d'aide de votre entreprise ;
• instruire ces demandes chez Wallimage : analyse, rencontre avec le producteur, préparation de la décision ;
• vous écrire au sujet de votre compte et de vos demandes : confirmation de votre adresse mail, accès à une entreprise, dépôt d'une demande, demande non déposée à temps, convocation à une rencontre ;
• rapprocher les fiches saisies par les producteurs des références de personnes et d'entreprises de Wallimage, pour ne pas créer de doublons.

Le règlement des coproductions (art. 12) précise que les données « sont traitées dans le cadre du travail quotidien de l'équipe et des prestataires de Wallimage et sont essentielles à l'exécution de la relation professionnelle ».

La base légale de ces traitements est précisée dans la politique de confidentialité de Wallimage.

3. Quelles données

Vos données de membre :

• votre profil : civilité, nom, prénom, adresse mail, téléphone et fonction ;
• votre mot de passe, enregistré uniquement sous une forme qui ne permet pas de le retrouver ;
• la date de votre dernière connexion et le nombre de tentatives de connexion échouées (pour bloquer temporairement un compte attaqué) ;
• le journal des connexions : chaque connexion, tentative échouée, blocage temporaire et déconnexion, avec sa date et son heure, l'adresse IP et le navigateur utilisé ; pour une tentative faite avec une adresse mail qui ne correspond à aucun compte, l'adresse saisie. Seuls les comptes qui ont le rôle d'administration de la Wallibox peuvent consulter ce journal ;
• les traces de votre travail : quel membre a modifié quelle fiche d'une demande et quand ; pour la fiche de votre entreprise (y compris ses administrateurs et ses actionnaires), l'ancienne et la nouvelle valeur de chaque champ modifié, avec son auteur et sa date ; l'auteur de chaque fichier déposé ; le téléchargement du règlement depuis une demande ; l'auteur et la date du dépôt.

Les données de votre entreprise et de vos demandes : informations sur l'entreprise et ses représentants, projet, budget, plan de financement, droits et fichiers annexes.

Les fichiers déposés sont conservés dans un espace de stockage privé : ils ne sont jamais accessibles par une adresse publique, et chaque téléchargement vérifie que la personne connectée y a droit.

Au dépôt d'une demande, une copie des informations qu'elle utilise (fiche de votre entreprise, fiches des personnes et des sociétés citées) est figée avec elle : la demande déposée reste telle qu'elle a été déposée, même si ces fiches changent ensuite.

Personnes citées dans les fiches

Pour constituer une demande, le producteur cite d'autres personnes : auteurs, réalisateurs, techniciens, interprètes, Green Manager, représentants de sociétés coproductrices ou prestataires. Il saisit pour elles, selon la fiche, la civilité, le nom, le prénom, l'adresse mail, le téléphone, la fonction, la date de naissance, la nationalité, l'adresse postale, le rôle dans le projet et, le cas échéant, un document comme un CV.

Ces informations sont rangées dans le carnet de l'entreprise qui les a saisies : dans le portail, seuls les membres de cette entreprise les voient.

Les articles des règlements cités sur cette page ne visent pas les personnes citées dans les fiches qui ne sont ni actionnaires, ni administrateurs, ni membres du personnel de la société de production. Pour elles, la base du traitement et la durée de conservation sont précisées dans la politique de confidentialité de Wallimage.

C'est le producteur qui est chargé d'informer les personnes qu'il cite dans le dossier (auteurs, réalisateurs, techniciens, comédiens…) de la transmission de leurs données à Wallimage et de leurs droits : il le déclare en cochant une case au moment du dépôt de la demande.

4. Qui a accès aux données

• vous-même, et les autres membres de votre entreprise dont l'accès a été accepté ;
• le personnel de Wallimage, selon son rôle : administration, instruction des demandes, comptabilité, secrétariat ou lecture seule ;
• les membres du conseil d'administration de Wallimage, y compris les commissaires du gouvernement et l'observateur de la Fédération Wallonie-Bruxelles.

Les règlements de Wallimage prévoient aussi que les données :

« pourront être communiquées afin de répondre aux obligations légales ou contractuelles incombant à Wallimage, moyennant mise en place de mesures de protection nécessaires. »
(règlement des coproductions, art. 12 ; règlement jeux vidéo, art. 16)

Les données sont hébergées par OVH, dans son centre de données de Milan (Italie), donc dans l'Union européenne : aucune donnée n'est transférée hors de l'Union européenne.

5. Durée de conservation

• Règlement des coproductions (art. 12) : « Les données seront conservées et pourront être utilisées pendant 10 ans après la fin de la relation professionnelle. »
• Règlement jeux vidéo (art. 16), pour les données des actionnaires, administrateurs ou membres du personnel de la société de production : « pendant 10 (dix) ans après la fin de la relation professionnelle (à savoir toute relation contractuelle) liant la société de production à WALLIMAGE. »

Ces articles ne fixent pas la durée de conservation des données des personnes citées dans les fiches qui ne sont pas liées à la société de production (voir « Personnes citées dans les fiches », rubrique 3), ni celle qui s'applique quand aucune relation contractuelle n'est née.

Quand aucune relation contractuelle n'est née avec Wallimage (demande refusée, manquée ou jamais déposée), la durée de conservation est précisée dans la politique de confidentialité de Wallimage.

Journal des connexions : aucune durée de conservation n'est encore fixée. Rien n'en est supprimé automatiquement tant que Wallimage ne l'a pas fixée.

6. Droits des personnes et comment les exercer

Les règlements prévoient, pour les personnes qu'ils visent :

• Règlement des coproductions (art. 12) : « Chaque personne concernée a un droit de consulter, rectifier et/ou compléter ces données. »
• Règlement jeux vidéo (art. 16) : « Chaque personne concernée a un droit de consulter ces données lesquelles lui seront transmises dans un format clair, concis et compréhensible et en cas d'inexactitude de celles-ci, a le droit de les rectifier et/ou de les compléter. »

Dans la Wallibox, vous pouvez déjà corriger vous-même votre profil et la fiche de votre entreprise dans « Mon compte », et les fiches du carnet depuis une demande en cours d'encodage. Une demande déposée garde la copie faite au dépôt.

Les autres droits prévus par le RGPD, la manière de les exercer et le délai de réponse sont décrits dans la politique de confidentialité de Wallimage.

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (Belgique) : www.autoriteprotectiondonnees.be.

7. Contact

Pour toute question sur vos données, utilisez les coordonnées indiquées dans la politique de confidentialité de Wallimage.